Estas empresas han desactivado las notificaciones de Slack y sus empleados no solo son más felices, sino también más productivos

Cuando la mayoría del planeta se confinó en 2020, las herramientas de videoconferencia y de mensajería instantánea se erigieron en parte fundamental del mundo profesional. A la vez que los desplazamientos por trabajo se desvanecían, la fina línea entre vida personal y profesional se esfumaba.

Los impactos negativos de la cultura de la conexión 24 horas, 7 días a la semana se han debatido mucho antes de que el covid-19 estuviera presente, pero la culminación de un año de pandemia ha puesto sus consecuencias sobre la mesa —sobre todo en lo que concierne a la salud mental—.

Rendidas a la evidencia, las empresas se han visto obligadas a pensar en formas alternativas de trabajar, y uno de los métodos utilizados es el de la comunicación asincrónica.

Este concepto de comunicación hace referencia a aquellas conversaciones en las que hay un margen de retraso en el tiempo de respuesta. La comunicación sincrónica, en cambio, se refiere a aquella en la que las discusiones ocurren en tiempo real.

Las reuniones, llamadas y videoconferencias, por ejemplo, son muestras de comunicación sincrónica. Los emails o mensajes de texto, en cambio, lo son de una comunicación asincrónica.

Para 3 empresas, la comunicación asincrónica ha sido la única forma de comunicación incorporada desde el inicio. Algunos líderes de estas empresas han compartido con Business Insider cómo y por qué puede ayudar a mejorar la productividad de los equipos.

El coste de la cultura de la notificación

La cultura de la notificación está compuesta por los zumbidos, alertas o ventanas emergentes que se reciben en el teléfono o los ordenadores. Todos estos factores han creado la expectativa de una comunicación sincrónica incluso cuando el método escogido —como un mensaje de texto o un email—, está diseñado para ser asincrónico.

La distracción constante tiene consecuencias. Un estudio de 2015 de la Universidad de Florida State concluyó que los participantes recibiendo notificaciones mientras trabajaban con una tarea en el ordenador que requería su atención prolongada tenían 3 veces más probabilidades de cometer un error que aquellos que no las recibían.

Investigadores de la universidad de Humboldt y de UC Irvine también comprobaron que aquellos que sufrían interrupciones, que van de la mano de las notificaciones, también sufrían mayor estrés y frustración.

Teletrabajo de noche y día

Amir Salihefendic es el CEO y fundador de Doist, una empresa que desarrolla apps de productividad y comunicación.

La empresa prioriza el teletrabajo e introdujo Slack por primera vez en 2014, pero descubrió que la naturaleza de tiempo real de la plataforma creaba una cultura y un ambiente que resultaba estresante y demasiado lleno de estímulos.

"Era un ambiente infernal a nivel mental, no producíamos el mejor trabajo", asegura Salihefendic, que también añade que le resultaba difícil concentrarse porque le bombardeaban con "cháchara" todo el día.

El hecho de que los empleados de Doist estuvieran repartidos a lo largo de múltiples zonas horarias tampoco ayudaba. Salihefendic señala en una publicación de 2017: "¿Cómo te mantienes al día cuando algunos temas del día ya se han discutido y enterrado cuando tú te acabas de levantar?".

La empresa de Salihefendic acabó abandonando Slack para construir una nueva herramienta, Twist, que hace de la comunicación asincrónica el estándar.

Comunicarse sí, pero a su debido tiempo

Twist estructura las conversaciones en hilos que giran alrededor de un tema, y facilita la búsqueda de información. A día de hoy, Doist limita la comunicación en tiempo real a un par de instancias específicas como las emergencias, la toma de decisiones oportuna o las discusiones que tengan potencial de ser "tensas emocionalmente".

Salihefendic indica que pasa unas 3 o 4 horas al día comunicándose. Reconoce que todavía es una cantidad importante de tiempo, pero que los beneficios de una cultura donde prima la asincronía implica que puede controlar cuándo está conectado.

"Al contrario que en la comunicación sincrónica, donde la gente se ve forzada a trabajar bajo horario, y uno que muchas veces marcan otras personas", sentencia.

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No toda la comunicación es igual

Al igual que Doist, Asana ha implementado una comunicación asincrónica mucho antes de la pandemia.

Al fin y al cabo, el propósito de la empresa de gestión de proyectos es reducir la cantidad de "trabajo relacionado con el trabajo" que consume tantas horas del día de los empleados — reuniones de equipo, bandejas de entrada de emails, o la respuesta a las notificaciones —.

Todos estos factores, según el jefe de producto de Asana, Alex Hood, son impuestos sobre el trabajo estratégico.

La empresa de Hood ha llevado a cabo un informe llamado La Anatomía del Trabajo en 2021 donde ha concluido que los trabajadores de Estados Unidos empleaban el 60% de su tiempo en este tipo de tareas.

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Un gran culpable de esta cifra es el teletrabajo. Muchas empresas reaccionaron a las restricciones del covid-19 tratando de recrear su contexto físico en un escenario virtual. Como resultado, "nos pasamos más tiempo en reuniones porque las reuniones no ocurren de forma natural", sostiene Hood.

Hood considera la adopción de una política que prioriza la comunicación asincrónica como una forma de alinear atención con intención. En Asana, cualquier comunicación que tenga que ver con contabilidad, referencias o materiales estratégicos se produce de forma asincrónica.

Asana utiliza Slack para peticiones urgentes, eventos no laborales o recordatorios oportunos de quedadas de empresa. Hood dedica de una a 2 horas al día comunicándose asincrónicamente y estima que de esta manera se ahorra al día entre 3 y 5 horas en reuniones.

La empresa también tiene una política de minimización de reuniones, incluso cuando todo el mundo está presente en la oficina. Por ejemplo, si hay una reunión y se hace evidente que puede hacerse de forma asincrónica, los asistentes pueden cancelarla.

La importancia de la intención, las políticas de empresa y las herramientas adecuadas

Tanto Salihefendic como Hood inciden sobre la importancia de la intención para las empresas interesadas en implementar comunicación asincrónica como su principal forma de colaboración entre sus equipos.

En Doist, esto se traduce en dar un paso atrás para permitir al personal tener tiempo de redactar documentos bien elaborados.

"Si quiero compartir una idea, reflexiono sobre ella, redacto un documento o un texto bien elaborado, y entonces la comparto. Entonces, son ellos los que reflexionan sobre la idea, tal vez durante un día, y me responden", matiza Salihefendic.

"Se convierte en un proceso mucho más profundo y enriquecido. Y esto a la vez se convierte en la forma operativa estándar de la compañía".

Aun así, la intención por sí sola muchas veces no es suficiente. "Las políticas son realmente importantes", argumenta Vicki McLeod, coach de comunicación y autora del libro Comunicación efectiva en el trabajo.

La autora explica a Business Insider que si una compañía tiene una cultura de "activo 24/7" y quiere cambiarla, debe documentarla en una política de empresa.

Salihefendic cita el famoso memorándum de 6 páginas de Amazon como un ejemplo de política que promueve la comunicación asincrónica.

En una carta anual a accionistas, el fundador y ex-CEO de Amazon Jeff Bezos dijo: "En Amazon no tenemos Powerpoints u otras herramientas de presentación. En vez de eso, redactamos memorándums bien estructurados de 6 páginas".

Una vez que las compañías introducen esas políticas, los líderes deben pensar, cuando sea apropiado, implementar herramientas que las apoyen.

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Hood considera que las mejores empresas tienen herramientas diferentes para distintos tipos de comunicación, y formas de conseguir que encajen sin esfuerzo.

Durante la pandemia, se ha hecho evidente que "hay 2 tipos de herramientas que las empresas usan para colaborar", según Hood.

"Unas dedicadas al contenido, como G Suite o Microsoft Suite, y otras destinadas a la comunicación, como Zoom o Slack", enumera el ejecutivo. "Lo que falta es la capa de coordinación: quién está haciendo qué y cuándo. Los mejores equipos tienen las 3 y necesitan que todas funcionen a la vez".

Una forma más equitativa de colaborar

Salihefendic cree que hacer la transición hacia una comunicación asincrónica puede introducir mayor equidad en el trabajo.

El ejecutivo considera que una oficina o un ambiente de comunicación en tiempo real premia a aquellas personas que son más extrovertidas, ruidosas, o que se adueñan del espacio en conversaciones.

Eso mismo no ocurre en ambientes de comunicación asincrónica porque la visibilidad y el tiempo de respuesta son insignificantes. Lo que se convierte en importante, afirma Selihefendic, es el rendimiento y la calidad del trabajo.

Molly Hellerman, directora de innovación en la compañía de software Atlassian, argumenta que a medida que la empresa está moviéndose hacia una política de trabajo desde cualquier parte del mundo "algo de los que nos hemos dado cuenta mientras estructuramos cómo trabajar en oficinas es... la parte de la equidad."

"¿Cómo creamos un ambiente justo para todo el mundo independientemente de donde vivan?", se pregunta la directiva.

En el campo de la comunicación, Hellerman defiende que es necesario que la empresa ponga un filtro para asegurar que todo el mundo que lo necesita esté incluido.

Atlassian obliga a sus empleados a responder y estar disponible durante 4 horas al día, "lo que deja el resto del día para una combinación de trabajo profundo, comunicación asincrónica y trabajo cruzado entre equipos", apunta Hellerman.

Beneficios no solo virtuales

Hood considera que no solo las empresas que teletrabajan puede beneficiarse de la comunicación asincrónica.

Asana, por ejemplo, ha adoptado un modelo asincrónico híbrido de oficina y teletrabajo.

Los empleados trabajan 4 días a la semana y en casa los miércoles. "Pensamos que incluso con las mejores herramientas al alcance, los equipos que comparten el mismo oxígeno se mueven más rápido", defiende.

Siempre, eso sí, que no rijan por una cultura de la notificación. "Con menos interrupciones eres capaz de fijar tu atención en la intención o misión más importante del día", relata el directivo.

"Si se crea la expectativa de que hay una manera constante de revisar, o que te revisen, en 20 factores distintos de tu vida se crea un caldo de cultivo para el fracaso. Ser capaz de concentrarse, eso sí que ayuda a conseguir rapidez".

Este contenido fue publicado originalmente en BI Prime.

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